Projektreferenz: Potenzialanalyse und -hebung im Bereich Auftragserfassung
Ausgangssituation
Potenzialanalyse und -hebung im Bereich Auftragserfassung
In einem gemeinsamen Termin wurde uns seitens unseres Kunden der akute Handlungsbedarf im Bereich der Auftragserfassung mitgeteilt.
Die Auslastung der Mitarbeiter liegt derzeit bei weit über 100 Prozent. Neue Mitarbeiter werden bei der derzeitigen Arbeitsmarktlage nur schwer gefunden. Selbst wenn passende Mitarbeiter rekrutiert werden können, benötigen diese je nach vorhandener Qualifikation eine Einarbeitungszeit von 12 - 18 Wochen. Aus diesen Gründen ist es notwendig, Umsetzungsstrategien zu entwickeln, die gleichermaßen effektiv sind als auch kurz- bis max. mittelfristig implementiert werden können.
Derzeit befinden sich 10 Mitarbeiter im Bereich der Auftragserfassung. Dieser unterteilt sich nochmals in die zwei Gruppen Industriekunden (Großkunden) mit jeweils 4 Mitarbeitern sowie den Bereich „Sonstige“ (Handwerksbetriebe, Privatkunden, etc.) mit 6 Mitarbeitern. Im Bereich Industriekunden werden Bestellungen zu 98 Prozent elektronisch in Form einer Email mit angehangener PDF-Datei verarbeitet. Insgesamt führen 4 Mitarbeiter die Tätigkeiten der Auftragserfassung durch. Bei Auftragsspitzen einzelner Kunden unterstützen aber auch weitere Mitarbeiter, die normalerweise nicht in diesem Bereich tätig sind. Insgesamt erreichen ca. 100 Bestellungen arbeitstäglich das Unternehmen und werden entsprechend verarbeitet. Hierbei umfasst die Produktvarianz ca. 500 mögliche Fertigungsvarianten. Die Produktion der eingegangenen Bestellungen beginnt teilweise, je nach Kundenvereinbarung, noch am gleichen Tag.
Unsere Vorgehensweise:
• Analyse der Ist-Prozesse der Auftragserfassung im Bereich Industriekunden
• Ableitung von drei möglichen kaskadierenden Zielprozessen hinsichtlich Automatisierungs- bzw. Digitalisierungsgrad und Umsetzungsgeschwindigkeit
• Schriftliche und technische Ausarbeitung der Zielprozesse
• Erstellen eines grafischen „OnePagers“ als Entscheidungsvorlage
• Vorstellung der Zielprozesse im Entscheidungsgremium inkl. Kosten/Nutzen-Analyse
• Unterbreitung belastbarer Angebote für die Umsetzung
Vorstellung der Zielprozesse:
Investition: < 9.500 Euro
Ergebnis: Jährliche Einsparung von über 43.000 Euro, Steigerung der Qualität, Entgegenwirken von Fluktuation
Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen durch die Vermeidung von Medienbrüchen. Entwickeln einer Standardarbeitsanweisung um die jeweiligen Mitarbeiter gezielt durch den Erfassungsprozess zu führen. Optimales Ausnutzen von Standardtools.
Investition: < 15.000 Euro
Ergebnis: Jährliche Einsparung von über 86.000 Euro, Steigerung der Qualität, Entgegenwirken von Fluktuation.
Entwicklung einer Software, die das Handling der Bestellungen autark durchführt.Bestellformulare der Kunden werden durch den Mitarbeiter per Massendatenverarbeitung an die Software übergeben. Die Bestelldaten, also sowohl Kopf- als auch Positionsdaten werden automatisch ausgelesen, so dass diese dem User in einem gesonderten Interface bereitgestellt werden. Der Benutzer kann nun diese Daten ans Warenwirtschaftssystem per drag&drop übergeben. Auch die digitale Ablage sowie die Weitergabe der Unterlagen an Produktion, Versand und Logistik erfolgt automatisiert durch die Softwarelösung.
Investition: 40.000 Euro
RoI: < 0,25 Jahre
Ergebnis: Jährliche Einsparung von über 192.000 Euro, Steigerung der Qualität, Entgegenwirken von Fluktuation
Zusätzlich zur Optimierungsstufe 2 können alle Daten automatisch aus den Bestellungen des Kunden ausgelesen werden. Zusätzlich werden die ausgelesenen Datensätze der Bestellung vollautomatisiert an das Warenwirtschaftssystem übergeben. Alle Prozesse werden automatisiert abgearbeitet. Lediglich ein Mitarbeiter erhält eine Information, wenn eine fehlerhafte Bestellung nicht automatisiert abgearbeitet werden kann.